Riunisce I vari
moduli per la gestione, nell'ambito dell'attività della piccola e media azienda
commerciale, del Magazzino, della Vendita, degli Ordini Clienti, Ordini
Fornitori e delle Provvigioni Agenti.
Gestione Prodotti
L'identificazione dei prodotti presenti in magazzino può
essere effettuata con codifica interna alfanumerica fino a 13 caratteri; è
possibile gestire fino a 7 diversi codici prodotto, oltre al codice a barre di
tipo EAN-8 o EAN-13. La ricerca del prodotto può essere effettuata tramite
codici prodotto, descrizione prodotto o codice a barre. Nell'ambito della
gestione dei codici, è possibile definire classi equivalenti di prodotto
secondo proprie valutazioni di tipo commerciale e di sostituibilità; questa
funzione permette così di associare ad ogni prodotto una classe di riferimento
utile poi ad individuare i prodotti ritenuti equivalenti. Tutta la gestione di
input del prodotto, dall'inserimento alle movimentazioni di magazzino, può
essere effettuata anche attraverso lettori di codici a barre.
Particolare funzione che permette di gestire i prodotti che, per loro caratteristiche, vengono caricati con una unità di misura e vengono scaricati con un'altra. Il conteggio della giacenza viene effettuato rispetto all'unità di misura del carico.
È possibile gestire prodotti Kit, ovvero un insieme di
prodotti identificabili in un unico codice. Per questa particolare esigenza
occorre specificare il dettaglio della composizione dei prodotti componenti e
delle relative quantità. La gestione dei prodotti Kit avviene in due diverse
modalità.
a) Prodotto Kit con giacenza: il prodotto Kit è
confezionato e fisicamente presente a magazzino. Le eventuali movimentazioni di
vendita si riferiscono al prodotto Kit come un qualsiasi altro prodotto;
nell'operazione di carico del prodotto, la procedura automaticamente si occupa
dello scarico dei pro- dotti componenti.
b) Prodotto Kit senza giacenza: il prodotto Kit non esiste fisicamente, ma viene assemblato in fase di vendita. Lo scarico a magazzino del prodotto Kit comporta prima il carico del prodotto Kit, con relativo scarico dei suoi prodotti componenti, e quindi lo scarico (vendita) dello stesso.
Il
carico e lo scarico del prodotto può essere effettuato sia a pacchi
(specificando il tipo di impaccatura), che a pezzi; la gestione dell'impaccatura avviene indicando nell'archivio dei
prodotti i campi di impaccatura (pezzi, confezioni o mista) e quantità
impaccatura sia per il carico, che per lo scarico.
Prezzi
Particolare attenzione è stata posta nello sviluppo
delle funzioni riguardanti la gestione dei prezzi di vendita. La procedura
permette di utilizzare le seguenti funzioni:
a)
gestione dei prezzi di vendita al lordo o netto IVA
b)
gestione dei prezzi di vendita dei prodotti in funzione delle quantità
di vendita, scalari per
percentuale di sconto o a prezzi netti, gruppi di clienti
c)
listini prezzi personalizzati per cliente
d)
calcolo dei margini lordi ricavati dall'analisi dei costi e dei ricavi
e)
gestione degli omaggi
f)
gestione di listini per campagna di vendita
g)
ricalcolo automatico del listino prezzi secondo criteri di incremento o
decremento, con impostazione degli arrotondamenti in eccesso o per difetto.
do
le seguenti priorità: listino di campagna, listino presente sul cliente, prezzi
o sconti scalari (listino prodotto), sconto cliente.
In presenza di diverse gestioni prezzi, l'assegnazione del prezzo viene determinata secondo le seguenti priorità: listino di campagna, listino presente sul cliente, prezzi o sconti scalari (listino prodotto), sconto cliente.
La
gestione è parametrlca In modo da
soddisfare le diverse necessità di rilevazione dei fatti aziendali;
oltre ai carichi e agli scarichi sono gestite movimentazioni merce per omaggi, trasferimento merce tra
magazzIno e
conto vIsione. Tutte le movimentazioni
merce sono aggiornate
In tempo reale all'interno dell'archivio dei
movimenti di magazzino su cui è possibile eseguire, sia a video, che su
carta, le seguenti interrogazioni relative a:
a)
Schede clienti: elenco delle movimentazioni prodotto che nel periodo
selezionato hanno interessato un determinato cliente
b)
Schede fornitori: elenco delle movimentazioni prodotto che nel periodo
selezionato hanno c.interessato un determinato fornitore
c)
Schede
prodotto: elenco delle movimentazioni che nel periodo selezionato hanno interessato un
determinato prodotto
d)
Giornale
di magazzino: elenco delle movimentazioni di un periodo selezionato
È possibile la gestione di prodotti presenti in più
magazzini periferici. La contabilizzazione delle movimentazioni è separata per
ciascun magazzino pur fornendo la procedura i dati complessivi di prodotto; è
inoltre possibile accedere alla disponibilità del prodotto nei vari magazzini.
A fine periodo, viene
effettuata la valutazione delle rimanenze secondo i criteri U.F.O. e F.I.F.O. in
base alle movimentazioni dell'anno e dei dati contabili storicizzati. La
valorizzazione può essere effettuata prodotto per prodotto o per categorie
fiscali omogenee. Sono inoltre previste le valorizzazioni a costo medio
ponderato, maggiore tra gli ultimi due costi, prezzo di vendita e prezzo medio
di vendita.
Una particolare funzione permette la costruzione di tabulati personalizzabili secondo le esigenze dell'utente.
Le sofisticate funzioni implementate prevedono di: a)
effettuare l'inventario per settori
a)
b) distinguere le operazioni di "conta", che richiedono il
blocco delle movimentazioni, da tutte le altre, permettendo così la rilevazione
delle giacenze nel settore interessato e contemporaneamente la movimentazione
dei prodotti di altri settori
b) operare con affidabilità e velocità l'input delle giacenze rilevate in magazzino che differiscono da quelle riscontrate a video.
Nell'ambito della procedura è possibile emettere i seguenti documenti: Documento di Trasporto, Fattura Immediata, Fattura Accompagnatoria, Fattura Differita (con riepilogo dei Documenti di Trasporto per il medesimo cliente, prodotto o periodo di consegna), Fattura/Ricevuta Fiscale, Fattura pro-forma, Fattura in Acconto e a Saldo, Nota di variazione, Scontrino e documenti in valuta. Durante la fase di emissione documenti è possibile gestire l'inserimento di nuovi clienti, prodotti e altri archivi tabellari. La stampa avviene su modulistica standard Buffetti o può essere personalizzata su tracciati richiesti dall'utente. In presenza del modulo "Contabilità Ordinaria" o "Prima nota" è possibile la registrazione automatica delle fatture emesse in Prima Nota
A seguito dell'emissione delle fatture, la procedura aggiorna automaticamente lo scadenzario attivo e stampa le ricevute bancarie e le tratte. In questa fase è possibile accorpa- re per lo stesso cliente, a parità di scadenza, gli importi che scaturiscono da più fatture. Nell'ambito di questa gestione è prevista la possibilità di creazione del supporto magnetico per RI.BA. elettroniche
Permette di gestire l'emissione dello scontrino fiscale direttamente su registratore di cassa collegato al PC in modalità seriale; contestualmente alla stampa dello scontrino è possibile emettere anche la fattura o il documento di trasporto
Funzione utile per aziende con più sedi che eseguono, da luoghi diversi, emissione di documenti di trasporto e fatture. I dati dei documenti di trasporto generati dalle sedi periferiche, (clienti, prodotti, tabelle), vengono trasferiti in formato elettronico (es. supporto magnetico) ed elaborati in aggiornamento dalla sede centrale che eseguirà la successiva fatturazione.
Tutta la base dati memorizzata fornisce statisti- che a video o su carta per cliente, fornitore e prodotto. La gestione dei tracciati di stampa dei tabulati può essere personalizzata dall'utente in funzione delle proprie esigenze. Di seguito l'elenco di alcune delle principali stampe statistiche:
a)
Clienti e Fornitori: progressivo vendite o acquisti dell'anno in corso
sia a quantità, che a valore e curva vendite o acquisti mensilizzata per
l'anno in corso e per l'anno precedente.
c)
Prodotto: progressivo vendite o acquisti del- l'anno in corso sia a quantità
che a valore, curva vendite o acquisti mensilizzata per l'anno in corso e
per l'anno precedente, vendite per categorie clienti anno in corso e
precedente, totale vendite (q.tà e valore), esistenza finale e prezzo medio
d'acquisto per l'anno in corso ed i quattro precedenti.
È il modulo che permette la completa gestione delle
Offerte e degli Ordini sia Clienti, che Fornitori. Il software rappresenta una
integrazione funzionale al modulo"Magazzino e Fatturazione".
Quest'ultimo svolge funzioni di gestione delle movimentazioni del magazzino ed
emissione documenti che si vanno
perfettamente ad integrare a tutte le fasi precedenti alla movimentazione dei
prodotti e all'emissione dei corrispondenti documenti.
La Gestione Ordini Clienti e Fornitori segue una logica
funzionale molto semplice. Prevede, infatti, una "gestione offerte"
per seguire le trattative con i clienti/fornitori e una "gestione
ordini" per l’acquisizione/invio degli ordinativi di acquisto/vendita
delle merci.
In particolare la gestione di questi rapporti con i clienti e i fornitori può prevedere l'emissione o la ricezione di un'offerta riguardante prodotti, la quale può successivamente tra- sformarsi in un ordine.
A fronte di tali ordini l'azienda effettuerà una o più
consegne di prodotti accompagnate dai documenti fiscali (Documento di Trasporto
o Fattura). La Gestione Ordini Clienti e Fornitori consente di effettuare tutte
queste operazioni, dando la possibilità di sospendere o annullare tanto le
offerte, quanto gli ordini.
Per acquisire un ordine da un cliente l'azienda offre un prodotto o una serie di prodotti alla clientela a determinate condizioni di vendita, anche diverse da quelle usualmente praticate. I destinatari di queste offerte possono essere sia clienti abituali, o un gruppo più vasto di clienti potenziali memorizzati in uno specifico archivio.
La consultazione delle offerte ricevute dai forni- tori può essere molto utile quando l'utente deve scegliere il fornitore a cui inviare un ordine di acquisto. È possibile memorizzare un'offerta che, per ragioni particolari, deve essere disponibile in momenti successivi. Le offerte memorizzate possono essere consultate o possono trasformarsi in ordini; in questo caso la procedura fornisce all'utente la possibilità di verificare eventuali altre offerte, riguardanti uno o più prodotti già presenti in archivio.
In aggiunta alle precedenti funzioni, si possono
gestire le richieste di quotazione dei prezzi dei prodotti da acquistare. La
procedura consente la richiesta ai fornitori dei prezzi di qualsiasi prodotto,
nello stesso modo e con
li stessi criteri della formazione delle offerte inviate ai clienti. Le richieste di quotazione possono essere memorizzate per successivi utilizzi o consultazioni
La procedura consente di raggruppare più ordini ricevuti dallo stesso cliente o inviati al medesimo fornitore, producendo in automatico un unico documento.
La registrazione degli ordini permette di ottenere stampe di diverso tipo come ristampe su modulo, tabulati su tracciati variabili, stampe di controllo per verifica della disponibilità del prodotto.
Durante le varie fasi del processo aziendale gli ordini registrati possono trovarsi in diverse posizioni e possono assumere così stati diversi. In questo modo è possibile seguire e gestire tutto l'iter che caratterizza un ordine dal momento della sua generazione sino alla sua estinzione/evasione.
È inoltre possibile assegnare ad un ordine un grado di
"priorità" sulla base delle diverse esigenze dell'utente.
La presenza di questo modulo permette di soddisfare
meglio le necessità connesse alla gestione delle vendite e del magazzino
delle piccole e
medie aziende commerciali.
La
"Gestione Provvigioni Agenti" si articola in una serie di funzioni che
permettono la generazione dei movimenti delle rate di provvigione,
contestualmente all'emissione dei documenti di vendita o, a scelta, in modo
differito.
Con "Gestione Provvigioni Agenti" è
possibile classificare gli agenti in Capi Area o Titolari e Sub Agenti. E' così
possibile contabilizzare movimenti di provvigione complessi riferiti sia al sub
agente, che al capo area, in base a percentuali di provvigioni specifiche e
differite.
All'interno del modulo "Magazzino e
Fatturazione" vengono, infatti, eseguite le impostazioni relative all'abilitazione della gestione agenti
(archivio azienda), alle percentuali di provvigione spettanti all'agente (nel
cliente, nel prodotto, nell'archivio agenti), alla priorità del calcolo da
effettua- re per determinare la provvigione in funzione della presenza della
predetta percentuale nei diversi archivi. Il software" Gestione provvigioni
agenti" si preoccupa, quindi, di elaborare, collegando queste informazioni
al valore delle provvigioni spettanti a fronte del documento di vendita,
lasciando all'utente la possibilità di definire se e quando considerare dette
provvigioni "maturate".
In
questo senso un determinato campo dell'archivio agenti consente di definire la
maturazione della provvigione all'emissione del documento (sul fatturato), o a
saldo di ogni singola scadenza di pagamento del documento, o a saldo di tutte le
scadenze di pagamento del documento. È stato ovviamente previsto un estratto conto sintetico o
analitico delle provvigioni per agente e la registrazione automatica o manuale
del pagamento dei compensi.
Nell'ambito
delle stampe statistiche è possibile richiedere report sulla situazione per
cliente, movimenti, agente ecc.